Um evento corporativo de sucesso é, sem dúvida, aquele que fica na memória dos participantes. Ele causa impacto pelo conteúdo apresentado, pelo local e organização, pelas atrações ou outros atributos. O fato é que todo evento é concebido para proporcionar uma experiência positiva aos convidados.
Um bom exemplo de como conseguir isso é a organização de um evento de premiação. O principal objetivo, nesse caso, é o de reconhecer os melhores produtores de café de qualidade do país. Tudo começa com a preparação do regulamento, das regras de inscrição, com a definição das categorias, recebimento e a análise das amostras dos cafeicultores e escolha dos prêmios que serão entregues aos vencedores, que invariavelmente acontece durante um evento de premiação.
Sim, é no evento de entrega dos prêmios que deve-se conseguir o encantamento desses vencedores. Principalmente, quando a premiação se torna recorrente e chega a mais de 28 edições seguidas. Estamos falando do Prêmio Ernesto Illy de Qualidade Sustentável do Café para Espresso. O mais respeitado da sua categoria no Brasil e que vem sendo conduzido pela a ADS Comunicação Corporativa desde sua primeira edição, em 1990.
É nessa organização que aparecem as qualidades e experiência da agência: criatividade, inovação e superação. Afinal, são todos esses adjetivos que o cliente espera ver. E como é possível alcançar todos esses objetivos? Proporcionando aos premiados e demais convidados novas experiências a cada ano.
As novas tecnologias a favor dos organizadores
Como estamos falando de um evento para cafeicultores, por que não proporcionar a sensação de estarem dentro de uma fazenda de café? Isso foi conseguido com o uso do vídeo mapping.
Essa técnica trabalha com projeções em superfícies regulares e/ou angulares, paredes e teto, e não impõe limites sobre a criatividade de quem a utilizar. E, nessa edição da premiação, a agência trabalhou no desenvolvimento das cenas para cada etapa da premiação. Cada linha do cerimonial foi cuidadosamente alinhada com as cenas mostradas no mappping. Tudo orquestrado para lembrar aos convidados que o evento foi pensado para eles.
Mas, nem só pelo uso da tecnologia esse evento pode ser visto como exemplo de criatividade. Nesta mesma edição, era necessário mostrar como o tema empoderamento feminino tem sido levado muito a sério pela empresa, pois 50% das pessoas que trabalham na cadeia de fornecimento de café são mulheres. A presença feminina se deu com a banda composta 100% de mulheres e que interagiu com a Mestre de Cerimônias durante toda a premiação.
Clique aqui e veja um resumo do evento.
Para que seu evento corporativo também seja um sucesso, vamos compartilhar alguns passos importantes no planejamento e organização:
1. Defina o objetivo e o público a ser alcançado. A partir disso, as opções vão desde um evento social a um workshop, palestra ou congresso. O evento pode ser somente presencial, com transmissão a distância, ou ambos.
Estas definições básicas irão nortear todo o planejamento do evento para atrair um público qualificado. Não existe o melhor formato e sim aquele que atende às necessidades de comunicação da empresa e o público-alvo a ser impactado.
2. Certifique-se de que as agências de eventos estão recebendo o briefing Os clientes sempre esperam receber propostas criativas e inovadoras, mas muitas vezes elas fogem ao budget previsto. A ordem de grandeza de um evento varia muito em função do local, dos serviços, da cenografia e das atrações. No caso de congressos e palestras, os custos dos palestrantes podem ser significativos.
O ideal é que a empresa cliente prepare um briefing claro e com especificações que impedirão que as agências apresentem orçamentos muito díspares, o que pode dificultar a tomada de decisão.
3. O planejamento é elemento essencial de um evento corporativo de sucesso. Nele são definidos cronograma, roteiro, apresentações, discursos, cerimonial (se necessário), check list, divulgação, equipamentos, materiais a serem desenvolvidos e responsabilidades, entre outros itens. Um bom planejamento garante maior previsibilidade na organização e deve contemplar e minimizar eventuais intercorrências.
4. A correta seleção dos parceiros é fundamental para o sucesso de qualquer evento corporativo. Todos já tiveram, seja como convidado ou como organizador, uma experiência negativa com a fila na recepção, o som que falha, o local inadequado ou outros problemas.
Antes de contratar um fornecedor, avalie seu portfólio e peça referências de clientes. Uma boa gestão de fornecedores inclui treinamento e supervisão.
5. Um evento corporativo de sucesso é aquele que gera engajamento e promove a interação entre os convidados e a empresa. A atenção a todos os detalhes, durante o evento, ajuda a garantir a satisfação geral dos participantes.
E lembre-se: um evento não termina com a saída do último convidado. Ele abre as portas para a construção ou manutenção de relacionamentos. Portanto, o pós-evento é tão importante quanto a organização prévia. Tenha ferramentas de medição de índices de satisfação. Elas vão ajudar sua empresa a aprimorar seus próximos eventos.
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