Evento corporativo é um excelente instrumento de comunicação e marketing e estimula a interação entre empresas e públicos de interesse.
Os eventos corporativos permitem aos públicos-alvo ter uma experiência positiva com o serviço/produto oferecido pela empresa.
Porém, devem ser realizados de acordo com suas especificidades e objetivos e exigem planejamento, experiência e competência da agência organizadora.
Criatividade, tecnologia e inovação
O primeiro desafio para fazer um evento corporativo de sucesso é entender o objetivo do cliente e planejar a sua realização com criatividade, tecnologia e inovação.
Lembre-se: os convidados devem sair do evento satisfeitos e impactados positivamente.
Um evento corporativo é uma grande oportunidade para que a empresa conecte sua marca a cada um dos convidados, convertendo-o em aliado e numa espécie de hub da marca.
Os diversos tipos de evento
Os eventos podem ser sociais, de negócios, culturais, educativos, esportivos ou internos.
Os corporativos têm diferentes modalidades, tais como confraternizações, comemorações, conferências, simpósios, seminários, workshops, palestras, webinários, teleconferências e convenções.
São tantos os formatos que a diretoria da empresa poderá até ter dúvidas na hora de definir que tipo de evento corporativo é o mais indicado para seu negócio.
Por isso, é importante conhecer as diferenças e as especificidades de cada um para que se escolha aquele que se encaixa em sua necessidade e que atraia o público correto.
Veja 5 dicas de ouro sobre como organizar e fazer um evento corporativo de sucesso.
1 – Escolha a agência certa
A primeira dica para se obter sucesso com um evento corporativo é escolher a agência certa e que tenha realizado eventos com diferentes objetivos e formatos.
Uma agência com liderança e profissionais qualificados e motivados.
“É indispensável ser qualificado para acompanhar os processos da empresa de perto e motivar a equipe”. (https://www.salpinx.com.br/lideranca-e-motivacao/)
2 – Crie uma boa concepção para seu evento corporativo
O segredo para organizar e fazer um evento corporativo de sucesso é a experiência comprovada da equipe de profissionais da agência organizadora para torná-lo inesquecível.
Um time que domine as 4 fases principais de um evento corporativo: concepção e planejamento; seleção de fornecedores qualificados; execução (pré, durante e pós evento); avaliação e relatórios.
É na concepção que se levanta o maior número possível de elementos que colaborem com a criação e o sucesso do evento corporativo.
É quando se identifica o objetivo, se estabelece a partir daí o tema do evento e se define ainda o público-alvo, número de convidados, local, formato e resultados a serem alcançados.
E mais: os materiais que serão produzidos (convites, folders, pastas e brindes), mailings, equipamentos técnicos, decoração, cenografia, sonorização, buffet, mestre de cerimônias, recepcionistas, detalhes sobre quem e como fazer o RSVP etc.
O público-alvo pode ser composto por clientes, prospects, autoridades, fornecedores, acionistas, colaboradores, mídia eletrônica e escrita, além dos influenciadores digitais, que continuarão conectando a marca às pessoas plugadas nas diversas redes sociais, porque o evento não acaba “quando termina”.
Os eventos corporativos levam conhecimento aos participantes e proporcionam a oportunidade de interação entre a empresa e demais convidados.
3 – Foque no planejamento e em bons fornecedores
Um evento corporativo demanda um criterioso planejamento que começa com o levantamento de orçamentos até a escolha do local e demais detalhes.
São eles: a definição do cronograma de datas e responsabilidades, checklist, roteiro, apresentações, discursos, cerimonial e todas as demais ações.
Um evento de sucesso é aquele que cumpre seus objetivos, tem a adesão esperada e as expectativas superadas. https://adsbrasil.com.br/oque-fazemos/eventos-corporativos/
Para isso, um ponto essencial é a seleção de fornecedores. Você, certamente, já deve ter tido uma experiência desagradável, seja como convidado ou como organizador, não é?
Por exemplo, uma fila monstruosa na recepção, o som que falha, o local inadequado ou a comida e o atendimento que deixaram a desejar.
Pois bem, todo evento tem o risco de apresentar falhas técnicas.
Mas boas escolhas e uma coordenação rigorosa conseguem evitar imprevistos que possam comprometer a imagem da empresa, assim como de seu serviço/produto ali apresentado.
4 – Conte com pessoas criativas para seu evento
Criatividade, inovação e tecnologia são pilares básicos para a formatação de um evento corporativo que seja, ao mesmo tempo, agradável, eficaz e memorável. Com esses três elementos é possível fazer com que o cliente e sua marca saiam maiores do evento do que quando entraram, por mais conhecidos e admirados que sejam.
Profissionais criativos sabem valorizar a sua marca ao alinhá-la a uma trilha sonora criada ou escolhida especialmente para a ocasião. Assim como uma produtora de vídeo experiente pode apresentar produtos e serviços com alta tecnologia e impacto.
A criatividade é capaz de encantar cada participante como se o evento tivesse sido organizado especialmente para ele, levando-o a comentá-lo com amigos durante muito tempo mais.
5 – Tenha uma ótima execução e avalie o resultado
A execução é uma etapa intensa e requer muita dedicação e comprometimento, já que tudo deve funcionar conforme o planejado, com funções e tarefas delegadas e supervisionadas.
É preciso cuidar do receptivo, credenciamento, contato com a imprensa, som e outros detalhes que exigem uma equipe com muita sinergia e que siga as instruções do organizador.
No cerimonial, normas e regras devem ser observadas, respeitando-se a presença das autoridades e personalidades. Os ensaios no pré-evento minimizam riscos.
O pós-evento exige a avaliação criteriosa das atividades e resultados por meio de pesquisas de satisfação que possibilitam o aperfeiçoamento dos trabalhos e atividades para eventos futuros.
Recomenda-se também enviar uma mensagem de agradecimento aos presentes, inclusive fornecedores, pela contribuição ao sucesso conquistado.
Saiba como podemos ajudar sua empresa
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Gostou das dicas?
Então, assim como os nossos clientes, faça seu próximo evento com a gente e tenha muito sucesso!
Sabemos como envolver, encantar e conectar pessoas à sua marca.
Organizamos eventos criativos, inteligentes, inovadores e com alta tecnologia, de modo a torná-lo inesquecível para os convidados.