Seu evento corporativo vai ser um sucesso ou um fracasso?

Eventos Corporativos Nacionais e Internacionais

Seu evento corporativo vai ser um sucesso ou um fracasso?

Sua empresa já promoveu um evento corporativo para comemorar um resultado positivo ou mesmo anunciar um produto? Qual foi o resultado? As perguntas acima passam pela cabeça de todo gestor na hora de decidir organizar um evento da empresa.

 

Independente do tamanho ou do objetivo, um evento corporativo precisa ser planejado nos mínimos detalhes, passando pela concepção, escolha do local, cenografia até a relação dos convidados, alimentos e bebidas, convites, RSVP, recepção,  e como será divulgado (antes e depois). A atenção ao foco do evento e o que se espera com ele é primordial nesta importante ação  de comunicação corporativa e as agências de comunicação, produtoras ou consultoria de eventos têm investido para oferecer cada vez mais opções.

 

Além da organização do evento, é preciso planejar como o conteúdo deste acontecimento será entregue ao seu público-alvo. Você fará um Live durante o evento? Convidará jornalistas para cobrir? Transformará o evento em um material de divulgação para enviar aos influenciadores e jornalistas.  A decisão de como seguir em relação à divulgação será determinada pelo objetivo primordial do evento corporativo. E aí entra a estratégia da agência de comunicação contratada. E, por isso, cada vez mais as empresas têm contratado agências especializadas em eventos.

 

O trabalho envolve quatro fases principais: concepção e planejamento; seleção de fornecedores qualificados; execução (pré, durante e pós-evento); avaliação e relatórios.

 

Na concepção, é levantado o maior número possível de elementos que colaborem com a criação do evento, como a identificação dos objetivos, nome, público esperado, local, formato, resultados a serem alcançados, materiais a serem produzidos (convites, folders, pastas e brindes), mailings e follow up, equipamentos técnicos, decoração, cenografia, sonorização, buffet, mestre de cerimônias, recepcionistas etc.

 

No planejamento, é preciso levantar orçamentos, definir cronograma de datas e responsabilidades, check list, roteiro, apresentações, discursos, cerimonial (se for necessário) e todas as demais ações. O planejamento deve prever todas as etapas do evento, incluindo a divulgação e follow up com convidados. Um evento de sucesso é aquele que cumpre seus objetivos e tem a adesão esperada ou expectativas superadas.

 

A correta seleção de fornecedores é outro item fundamental. Todos já tiveram, seja como convidado ou como organizador, uma experiência negativa com a fila na recepção, o som que falha, o local inadequado, comida ou o atendimento que não agradam. Todo evento tem o risco de apresentar falhas técnicas, mas boas escolhas e uma coordenação rigorosa conseguem evitar problemas sérios que possam comprometer a imagem do organizador.

 

A execução é uma etapa intensa e requer muita dedicação e comprometimento, já que tudo deve funcionar conforme o planejado, com funções e tarefas delegadas e supervisionadas. A equipe deve trabalhar em sinergia, seguindo as instruções dadas pelo produtor responsável. No cerimonial, por exemplo, normas e regras devem ser observadas, respeitando-se a presença das autoridades, personalidades e convidados. Os ensaios são bem-vindos no pré-evento, minimizando riscos.

 

Durante o evento, eventuais falhas podem ser corrigidas sem que os convidados percebam. A atenção aos detalhes é essencial e isto vale para eventos presenciais e online (webinários, teleconferências).

 

O pós-evento exige a avaliação criteriosa das atividades e resultados, a partir da realização de pesquisas de satisfação que possibilitam o aperfeiçoamento dos trabalhos e atividades para eventos futuros. Aconselha-se que seja enviada uma carta de agradecimento a todos os envolvidos, inclusive aos fornecedores, pela contribuição ao sucesso conquistado, pois é importante prestigiar as equipes.

 

 

Quer saber mais um pouco sobre a gente e como podemos planejar um evento corporativo para sua empresa?

 

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